Externe Berater nutzen, Wissen sichern: Compliance und NDAs im Contracting

Die Life Science Branche ist geprägt von einer Vielzahl an Weiterentwicklungen und Innovationen. Gleichzeitig unterliegt die Branche strengen Regularien und rechtlichen Vorgaben, die die Sicherheit und Qualität in diesem Bereich sichern. Entsprechend ist oftmals hochspezialisiertes Fachwissen nötig, um Projekte bestmöglich voranzutreiben. Der Einsatz externer Berater bietet hier eine wertvolle Ressource, indem diese ihr Fachwissen und ihre Erfahrungen in zeitlich begrenzten Projekten einbringen. Compliance sowie der Schutz sensibler Daten und vertraulicher Informationen sind dabei von großer Bedeutung. Dabei spielen Geheimhaltungsvereinbarungen (NDAs) eine entscheidende Rolle, um sicherzustellen, dass das Know-how und die innovativen Ideen, die oft das Rückgrat der Wettbewerbsfähigkeit von Life Science Organisationen bilden, geschützt bleiben.

Insbesondere in spezialisierten und forschungsintensiven Branchen wie dem Life Science Sektor sind externe Berater im Contracting-Modell für viele Unternehmen unverzichtbar geworden. Diese Fachkräfte bringen nicht nur spezifisches Wissen und Expertise in Projekte ein, sondern bieten Unternehmen auch die notwendige Flexibilität, um auf wechselnde Marktanforderungen zu reagieren. Sie ermöglichen es, hochspezialisierte Aufgaben zu bewältigen, von externem Fachwissen zu profitieren und die Kapazitäten zu erweitern. Die Bedeutung von externen Spezialisten wird auch durch den zunehmenden Wettbewerb und den Druck, neue Medikamente und Therapien schneller auf den Markt zu bringen, verstärkt. Unternehmen, die agil und anpassungsfähig bleiben wollen, nutzen daher die Vorteile, die selbständige Wissensarbeiter bieten, um ihre Innovationskraft zu steigern und ihre Wettbewerbsfähigkeit zu sichern.

Häufige Bedenken beim Einsatz externer Berater

Trotz der zahlreichen Vorteile stehen einige Unternehmen dem Einsatz externer Berater noch immer kritisch gegenüber und haben Bedenken hinsichtlich der rechtlichen Compliance-Vorgaben für eine solche Zusammenarbeit. Wichtig zu beachten ist hierbei, dass selbständige Spezialisten an die Arbeit in unterschiedlichen Projekten mit verschiedenen Auftraggebern und Projektteams gewohnt sind. Sie passen sich schnell an neue Unternehmen, bestehende Teams und Arbeitsprozesse an. Darüber hinaus fürchten Unternehmen einen möglichen Wissenstransfer, wenn externe Berater an Projekten neuer Entwicklungen und Innovationen mitwirken. Hier gilt es zu betonen, dass vertrauliche Informationen und geistiges Eigentum durch entsprechende Vereinbarungen geschützt werden.

Compliance in der Zusammenarbeit mit selbständigen Spezialisten

Die Einhaltung von Compliance-Vorgaben ist für Unternehmen, die mit selbständigen Fachkräften zusammenarbeiten, von zentraler Bedeutung, um mögliche Risiken der Scheinselbstständigkeit zu minimieren. Wichtig ist hier die genaue Kenntnis der aktuellen Rechtslage und dementsprechend ein ganzheitliches Compliance-Management-Konzept, das den Einsatz von externen Fachkräften klar von den Prozessen und Abläufen mit internen Mitarbeitenden abgrenzt. Nicht nur für Personalberatungen, sondern auch für Unternehmen regelt der § 611a BGB Scheinselbständigkeit die Zusammenarbeit. Zu den wichtigsten Vorgaben des Compliance-Managements gehören beispielsweise praktische Vorgaben für den täglichen Projekteinsatz. So dürfen externe Berater keinen PC des Unternehmens nutzen oder einen festen Büroarbeitsplatz zugewiesen bekommen. Darüber hinaus kann der freiberufliche Spezialist seine Arbeits- und Urlaubszeiten selbst bestimmen und darf nicht in Organigrammen des Unternehmens oder des Projekts aufgeführt werden. Von großer Bedeutung ist auch die Leistungsbeschreibung, die Umfang und Inhalt der Leistung des externen Beraters definiert.

Weitere praktische Tipps für den rechtssicheren Einsatz finden Sie auch in unserem Compliance Guide für Unternehmen oder in der Podcast-Episode #3 von „Talking Life Science“ mit unserer Compliance-Expertin Katja Mohr.

Die Rolle von NDAs (Geheimhaltungsvereinbarungen) im Contracting

Geheimhaltungsvereinbarungen (NDAs) spielen eine zentrale Rolle im Contracting, insbesondere in der Life Science Branche, wo der Schutz sensibler Daten und geistigen Eigentums von größter Bedeutung ist. NDAs dienen dazu, vertrauliche Informationen, Forschungsergebnisse und proprietäre Technologien vor unbefugtem Zugriff und Nutzung zu schützen. Sie schaffen eine rechtliche Grundlage, die sicherstellt, dass alle vertraulichen Informationen, die zwischen den Vertragsparteien ausgetauscht werden, sicher bleiben. NDAs helfen auch bei der Zusammenarbeit zwischen externen Beratern und Unternehmen. Diese Vereinbarungen helfen, das Risiko von Datenlecks und Missbrauch von Geschäftsgeheimnissen zu minimieren. Indem sie klare Verpflichtungen zur Vertraulichkeit festlegen, schaffen NDAs Vertrauen zwischen Unternehmen und selbständigen Fachexperten und fördern eine offene und produktive Zusammenarbeit.

Best Practices für NDAs mit Freiberuflern

Um den maximalen Schutz und die Effektivität von NDAs zu gewährleisten, sollten Unternehmen einige Best Practices befolgen. NDAs sollten klar und präzise formuliert sein, sodass alle Parteien die Bedingungen und Verpflichtungen verstehen. Dies beinhaltet die genaue Definition dessen, was als vertrauliche Information gilt, sowie die Dauer der Vertraulichkeitsverpflichtung, die idealerweise auch über das Ende des Vertrags hinaus gelten sollte. Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die regelmäßige Überprüfung und Aktualisierung der NDAs, um sicherzustellen, dass sie den aktuellen rechtlichen Standards und geschäftlichen Anforderungen entsprechen. Unternehmen sollten auch sicherstellen, dass alle Berater die NDAs vor Beginn ihrer Tätigkeit unterzeichnen und dass sie über die Bedeutung und die Konsequenzen eines Verstoßes informiert sind.

Zusammenarbeit mit externen Spezialisten lohnt sich

Die Einbindung von externen Beratern bietet Life Science Unternehmen zahlreiche Vorteile, von der Flexibilität und dem Zugang zu spezialisiertem Wissen bis hin zur Fähigkeit, Projekte effizient und nachhaltig voranzutreiben. Gleichzeitig erfordert diese Zusammenarbeit eine sorgfältige Planung und Umsetzung, um Herausforderungen wie die Sicherung des Wissens und die Einhaltung von Compliance-Vorgaben zu bewältigen. Geheimhaltungsvereinbarungen (NDAs) sind dabei ein wesentliches Instrument, um sensible Daten und geistiges Eigentum zu schützen und eine vertrauensvolle Basis für die Zusammenarbeit zu schaffen. Mit dem richtigen Ansatz können Unternehmen in der Life Science Branche durch den Einsatz von spezialisierten Fachkräften ihre Innovationskraft stärken und ihre Wettbewerbsfähigkeit nachhaltig sichern.

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