Compliance: Das sollten Unternehmen wissen

Immer noch zögern Unternehmen beim Einsatz von Freelancern. Der Grund? Angst vor rechtlichen Folgen. Auf der anderen Seite wird dringend Brainpower in Form von hochqualifizierten Wissensarbeitern benötigt. Was bei einer rechtssicheren Zusammenarbeit wichtig ist, erklärt Katja Mohr, Head of Legal und Compliance bei der Aristo Group, und Expertin in rechtlichen Fragen rund um Compliance und "Scheinselbständigkeit".

Viele Unternehmen – auch in der Pharma und Life Science Branche – scheuen nach wie vor den Einsatz von Freelancern. Dabei sind Fachkräfte, Spezialisten sowie hochqualifizierte Wissensarbeiter für temporäre Projekte häufig eine unverzichtbare Ressource. Denn ihr Fachwissen, ihre Erfahrung und ihr Mindset trägt massgeblich zur Wertschöpfung der Unternehmen bei. Gleichzeitig jedoch fürchten viele die aus der Zusammenarbeit entstehenden rechtlichen Risiken. Insbesondere das Thema der „Scheinselbständigkeit“ steht dabei im Fokus. Was bedeutet das für eine Organisation, wie können Unternehmen sich absichern und trotzdem jederzeit auf hochqualifizierte Wissensarbeiter, Pharma und Life Science Experten, zugreifen? Im Interview erklärt Katja Mohr, Head of Legal & Compliance bei der Aristo Group, alles Wichtige zum Thema Scheinselbständigkeit und liefert hilfreiche Hinweise für die Praxis.

Für Arbeitgeber stellt sich die Frage, in welcher Form eine Zusammenarbeit mit temporären Fachkräften mit möglichst geringem Risiko vertretbar ist. Was würden Sie antworten?

Wichtig ist in jedem Fall die genaue Kenntnis der Rechtslage. Für Unternehmen sowie für Personalberatungen regelt der § 611a BGB Scheinselbständigkeit verbindlich. Ebenso ist es natürlich wichtig, bei der Zusammenarbeit mit einem externen Dienstleister auch diesbezüglich klare Spielregeln zu definieren.

In diesem Zusammenhang tauchen häufig die Begriffe Scheinselbständigkeit und verdeckte Arbeitnehmerüberlassung auf. Was ist der Unterschied?

Eine Scheinselbständigkeit liegt vor, wenn eine Person zwar nach aussen wie beispielsweise mit einem Werkvertrag als selbstständiger Unternehmer auftritt, aber Aufgaben wie ein abhängig beschäftigter Arbeitnehmer erfüllt.

Um eine verdeckte Arbeitnehmerüberlassung (ANÜ) handelt es sich, wenn objektiv die Merkmale der Arbeitnehmerüberlassung erfüllt werden, der Fremdpersonaleinsatz jedoch rechtlich unzutreffend als werk- oder dienstvertraglicher Arbeitseinsatz bezeichnet wird.

Welche präventiven Massnahmen können Unternehmen treffen?

Es gibt durchaus Möglichkeiten, rechtssicher mit externen Spezialisten, hochqualifizierten Wissensarbeitern und Freelancern zusammenzuarbeiten. Wichtig ist dabei zum Beispiel, dass externe Dienstleister nicht die Infrastruktur des Betriebs nutzen. Sprich: weder einen PC noch einen Büroarbeitsplatz zugewiesen bekommen. Gleiches gilt natürlich auch für den E-Mail-Account des Unternehmens oder die Signatur.

Auch sollten Externe nicht regelmässig an Meetings teilnehmen, keine Vorgaben bei Arbeits- oder Urlaubszeiten bekommen oder auch anderweitig im Organigramm der Organisation oder des betreffenden Projektes auftauchen. Kurz: Es sollten klar andere Regeln für externe Dienstleister im Vergleich zu internen Mitarbeitern gelten und diese auch im Vertrag verankert sein. Dieser darf damit auch keine Vorschriften und Regelungen enthalten, die vorschreiben, wie der Dienstleister seine Aufträge zu organisieren hat.

Es gibt diesbezüglich klare Vorgaben, wie ein Freelancer von einem Angestellten differenziert werden kann?

Ja, die gibt es. Freiberufler sind in der Gestaltung ihrer Arbeitsbedingungen frei und formal weder zeitlichen, örtlichen oder fachlichen Weisungen des Auftraggebers direkt unterworfen. Sie dürfen nicht in die Organisationsstruktur eingegliedert werden und geniessen die volle unternehmerische Entscheidungsfreiheit. Wichtig ist ebenso, dass sie für mehr als nur einen Auftraggeber tätig sind.

Welche Vorteile hat ein unternehmensinternes Compliance-System für Unternehmen, die mit Freelancern zusammenarbeiten?

Unternehmen, die über ein solches System verfügen, profitieren vollumfänglich von den Vorteilen einer flexiblen Zusammenarbeit mit hochqualifizierten Wissensarbeitern, Freelancern und Fachkräften. Gerade in Zeiten des Fachkräftemangels ist das ein nicht zu unterschätzender Wettbewerbsvorteil. Durch die Schaffung von Strukturen, die zur Einhaltung der Gesetze dienen, ist ein langfristiges, kontinuierliches und stetiges Wachstum im Unternehmen möglich. Damit ist das Compliance Management eine Massnahme zur mittel- und langfristigen Existenzsicherung.

Wie müsste so ein System aufgebaut sein?

Es sollte die Compliance-Kernbereiche zu Kultur, Zielen und Scope, Organisation und Risiken sowie Kommunikation und Überwachung abdecken. Gerade der letzte Punkt ist entscheidend für Verbesserungsmassnahmen. Um eine dauerhafte Eignung des Systems sicherzustellen und eventuelle Schwächen aufdecken zu können, muss eine ständige Überwachung des Compliance-Systems erfolgen. Ein Stolperstein kann dabei die Dokumentation sein. Denn um nachweisen zu können, dass im Einzelfall die erforderlichen Massnahmen auch tatsächlich getroffen wurden, ist eine umfassende Dokumentation nötig.

Das Compliance-Programm ist in der Praxis der Kern bei der Einrichtung eines Compliance-Systems, und die konzeptionelle Zusammenführung der bisher vorhandenen Massnahmen. Hier finden sich die Grundsätze und Massnahmen, die die Begrenzung von Compliance-Risiken vermeiden sollen.

Klingt herausfordernd. Wäre eine einfachere Lösung die Zusammenarbeit mit einem spezialisierten Personaldienstleister?

Das ist eine Entscheidung, die jedes Unternehmen für sich selbst treffen muss. Aber eine Zusammenarbeit mit Profis in diesem Bereich kann die Arbeit sehr erleichtern. So übernehmen wir bei der Aristo Group im Vorfeld die Compliance-Prüfung des Freelancers und des Projektes. Dabei kommt uns unsere langjährige Erfahrung zu Gute. So waren wir in der Branche einer der ersten, die einen Compliance Check für Freelancer und Projekte entwickelt und angewendet haben.

Jedes Projekt und jeder Freiberufler durchläuft im Vorab unseren internen Compliance Check. Damit stellen wir sicher, dass wir nur “echte” Freiberufler in “echte” freiberufliche Projekte vermitteln. Jeder Vertrag samt Leistungsbeschreibung wird zusätzlich vor Vertragsunterzeichnung von unserer Rechtsabteilung geprüft. Und das ist nur ein kleiner Teil unseres Massnahmenpakets rund um unseren Compliance Check.

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Was ist bedeutet "Compliance-Garant" für die Aristo Group?

Eines der zentralen Bedürfnisse unserer Kunden ist die Sicherheit in allen Belangen. Durch unser Know-how und unsere langjährige Erfahrung können wir diese nicht nur auf der Projektseite, sondern auch in allen rechtlichen Themen garantieren. Das betrifft beispielsweise den vertraulichen Umgang mit Projekten, den Compliance Check bei Projektvermittlung, den sicheren Umgang mit personenbezogenen Daten im Rahmen der DSGVO sowie die Übernahme von Mediatoraufgaben.

Wie läuft das perfect Match bei der Aristo Group unter Compliance-Gesichtspunkten ab? Welche Rolle spielt dabei der Compliance Check?

Im ersten Schritt beraten wir den Kunden, ob er das Projekt überhaupt mit einem Freelancer durchführen kann. Wenn ja, dann vermitteln wir ausschliesslich “echte” Freiberufler in “echte” freiberufliche Projekte.

Was wäre wünschenswert, um die Zusammenarbeit von Freelancern und Unternehmen zu vereinfachen?

Mein Wunsch wäre definitiv mehr Rechtssicherheit beim Einsatz von selbständigen Experten. Sowohl Auftraggeber wie Auftragnehmer benötigen dringend klare und verlässliche Rahmenbedingungen, die einen schnellen, rechtssicheren und unbürokratischen Projekteinsatz von Selbständigen ermöglichen.

Welche Tipps hast Du für Unternehmen?

Unternehmen sollten sich an die Vorgaben halten, die für den Einsatz von Freiberuflern essenziell sind und den Freelancer auch als solchen behandeln. Zudem ist Compliance “Chefsache”. Bei der Zusammenarbeit mit einem Personaldienstleister ist es entscheidend, auch während des Projektes beständig im Austausch zu bleiben. So kann auf mögliche Risiken sowie Herausforderungen direkt reagiert werden.

Scheinselbstständigkeit im § 611a BGB geregelt:

„Arbeitnehmer ist, wer auf Grund eines privatrechtlichen Vertrags im Dienste eines anderen zur Leistung weisungsgebundener, fremdbestimmter Arbeit in persönlicher Abhängigkeit verpflichtet ist. Das Weisungsrecht kann Inhalt, Durchführung, Zeit, Dauer und Ort der Tätigkeit betreffen. Arbeitnehmer ist derjenige Mitarbeiter, der nicht im Wesentlichen frei seine Tätigkeit gestalten und seine Arbeitszeit bestimmen kann; der Grad der persönlichen Abhängigkeit hängt dabei auch von der Eigenart der jeweiligen Tätigkeit ab. Für die Feststellung der Arbeitnehmereigenschaft ist eine Gesamtbetrachtung aller Umstände vorzunehmen. Zeigt die tatsächliche Durchführung des Vertragsverhältnisses, dass es sich um ein Arbeitsverhältnis handelt, kommt es auf die Bezeichnung im Vertrag nicht an.“

Max Mustermann

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